Etiske regler for SB Skog AS

Vedtatt 14.10.2010 og revidert av Styret i SB SKOG AS, 3. mars 2023

1. Bakgrunn og hovedprinsipper

SB SKOGs virksomhet krever tillit fra kunder, myndigheter, skogeiere/leverandører og samfunnet for øvrig. For å oppnå tillit er SB SKOG avhengig av profesjonalitet, dyktighet og høy etisk standard i alle ledd. Dette gjelder både for selskapets forretningsdrift og handlemåten til hver enkelt ansatt eller den som representerer SB SKOG. Alle ansatte skal opptre med aktsomhet, redelighet, saklighet og avstå fra handlinger som kan svekke tilliten til selskapet. Ledere har et særlig ansvar og må fremstå som gode eksempler for andre.

De etiske reglene er tilgjengelige på SB SKOGs internettside og SB SKOGs kvalitetssystem TQM og er vedtatt av Styret 3. mars 2023. Daglig leder har ansvar for at SB SKOGs ansatte kjenner og er bevisste hva reglene betyr i deres daglige arbeid.

2. Målgruppe

De etiske reglene gjelder for alle ansatte i SB SKOG og våre underleverandører.

Etikkreglene gir ikke kunder eller andre tredjepart juridiske rettigheter.

3. Annet regelverk

De etiske reglene utgjør retningslinjer for etisk adferd, men kan ikke dekke alle forhold. For forhold som ikke direkte dekkes av de etiske retningslinjene er det viktig å bruke skjønn i vurderingen av hva som er riktig etisk handlemåte. Dersom den ansatte er i tvil om handlemåte skal forholdes tas opp med nærmeste overordnede.

Det forutsettes at alle lojalt følge lover, forskrifter, sertifiseringsregler, relevante bransjeetiske regler og interne regler som gjelder for SB SKOGs virksomhet. Norsk PEFC Skogstandard skal ligge til grunn for den skogfaglige aktiviteten. Ledere skal legge til rette for, gjennomføre opplæring og sørge for at ansatte gis anledning til å sette seg inn i det regelverk som gjelder for den enkeltes arbeid. Den enkelte ansatte er selv ansvarlig for å etterleve ovennevnte lover, forskrifter og regler.

4. Åpenhet

Åpenhet er en forutsetning for motivasjon, tillit og trygghet. SB SKOG legger vekt på en åpen bedriftskultur, hvor alle medarbeidere skal føle seg trygge til å ta opp saker med sin leder eller andre i selskapet.

5. Regler for forretningsetikk

5.1. Menneskerettigheter

SB SKOG skal i sin virksomhet respektere de grunnleggende menneskerettighetene, slik de er beskrevet i sentrale menneskerettighetskonvensjoner som FNs menneskerettighetskonvensjons og arbeidsrettighetskonvensjon i den Internasjonale arbeidsorganisasjonen (ILO).

5.2. Miljø

SB SKOG skal arbeide målrettet for å redusere miljøbelastningen av egen virksomhet. Kvalitets- og miljøpolitikken skal være forankret i denne hovedoppgave, og gjelder for ansatte og underleverandører. Det er summen av handlinger fra disse grupper som skaper resultatene. Gjennom forpliktende arbeid mot konkrete kvalitets- og miljømål og oppfølging av avvik, skal SB SKOG trinnvis søke og forbedre kvaliteten på arbeidet og hensynet til miljøet.

SB SKOG skal bidra til en bærekraftig utvikling og et klimanøytralt samfunn gjennom vekst og utvikling av skognæringen og arbeidet for ny skogbasert industri i Norge.

5.3. Forholdet til kunder, samarbeidspartnere og leverandører

SB SKOG skal opptre som en ansvarlig innkjøper. Innkjøp skal gjennomføres slik at de bidrar til å redusere miljø- og klimabelastningen av varer og tjenester som anskaffes, og støtte opp under selskapets engasjement innenfor miljø og bærekraft. SB SKOG kan ikke nå sine forretningsmål uten samarbeidspartnere, det være seg skogeiere, leverandører, transportører, entreprenører, innleide konsulenter eller andre. Det forventes at forretnings-partnere opptrer i tråd med standarder som er i samsvar med prinsippene i disse etiske regler. SB SKOG kan kreve dette dokumentert innen rimelig tid gjennom:

a) Egenerklæring fra leverandør

b) Oppfølgingssamtaler med oppdragsgiver

c) Egen eller uavhengig tredjeparts kontroll av arbeidsforholdene på produksjonssted.

SB SKOG skal alltid konkurrere i markedet med respekt for og i samsvar med gjeldende konkurranse- og markedsføringslovgivning.

SB SKOG skal ikke legge opp til noen former for innkjøp, salg eller markedsføring som kan oppfattes som støtende eller strider mot vanlige samfunnsnormer. Økonomisk rådgivning skal alltid skje med utgangspunkt i skogeiernes behov. SB SKOG skal ikke utnytte sine kunnskapsmessige og økonomiske fortrinn overfor skogeiere eller kunder. All reklame, informasjon og betingelser skal preges av respekt for skogeiere, kunder, samfunnet og miljøet.

5.4. Korrupsjon

Korrupsjon er å misbruke sin stilling for å oppnå personlige eller forretningsmessige fordeler for seg selv eller andre. SB SKOG er imot alle former for korrupsjon, og arbeider aktivt for å sikre at dette ikke forekommer i selskapets forretningsaktiviteter.

Ingen må selv eller for andre motta fordeler (jfr. pkt. 6.5) fra SB SKOGs forbindelser dersom fordelen har sin bakgrunn i ansettelsesforholdet. Tilsvarende skal ingen gi slike fordeler til forretningsforbindelser. Unntatt fra denne reglen er fordeler SB SKOG har oppnådd for alle ansatte.

6. Regler for personlig adferd

For at de krav som settes til SB SKOGs drift og opptreden skal oppfylles, må alle arbeide mot felles mål. De felles mål vil være summen av beslutninger som foretas av styret og øvrig ledelse. Likeledes må alle arbeidstakere i SB SKOG være lojale mot selskapet og støtte beslutningene som fattes ved å gjøre det beste for å realisere disse.

6.1. Diskriminering, mobbing og trakassering

Det skal vises toleranse for medarbeidere og andre interessenters holdninger og meninger. Ingen skal diskrimineres, mobbes eller trakasseres av andre medarbeidere/kollegaer, samarbeidspartnere, kunder eller andre interessenter. Mobbing og seksuell trakassering aksepteres ikke. Med trakassering menes at noen bli utsatt for negative handlinger fra en eller flere personer. SB SKOG etterlever diskrimineringslovens formål som er å fremme likestilling, sikre like muligheter og rettigheter og å hindre diskriminering på grunn av kjønn, etnisitet, nasjonal opprinnelse, hudfarge, språk, religion og livssyn. SB SKOG har som mål å fremme lovens formål innenfor selskapets virksomhet. Den som føler seg diskriminert eller mobbet skal tas på alvor.

6.2. Taushetsplikt

Alle ansatte i SB SKOG har taushetsplikt vedrørende alle saker av fortrolig karakter. Alle har taushetsplikt om kunders, leverandørers, medarbeideres og andre forretningsmessige eller private forhold som man får kjennskap til i forbindelse med utførelse av arbeid for selskapet. Dette gjelder med mindre man etter lov eller ifølge disse etiske reglene har plikt eller blir oppfordret til å melde fra. Taushetsplikten omfatter opplysninger om SB SKOGs forretningsmessige drift, som kan være til skade for selskapet eller underliggende selskaper, selskapenes oppdragsgivere, eiere og/eller forretningsforbindelser. Taushetsplikten gjelder ikke bare utad, men også mellom de enkelte selskap i selskapet og overfor andre i samme selskap som ikke har behov fr å gjøre seg kjent med opplysningene i sitt arbeid.

6.3. Habilitet

Ingen må delta i behandlingen eller avgjørelsen av en sak når det foreligger omstendigheter som kan svekke tilliten til vedkommendes uavhengighet. I slike tilfeller må det heller ikke øves påvirkning på andre i SB SKOG. Ikke under noen omstendighet skal noen behandle, avgjøre eller øve påvirkning i en sak når vedkommende selv eller nærstående, direkte eller indirekte, har økonomiske eller andre personlige interesser i saken. Dersom en overordnet er inhabil i en sak, kan saken som hovedregel heller ikke avgjøres av en direkte underordnet.

Medarbeideren skal underrette sin nærmeste overordnede straks han/hun blir oppmerksom på at en habilitetskonflikt kan oppstå. Den overordnede skal vurdere om andre medarbeidere eller omverdenen vil kunne trekke medarbeiderens habilitet eller etiske redelighet i tvil. Dersom det konstateres at inhabilitet foreligger, skal han/hun ikke delta i den videre behandling av saken.

6.4. Forhold til forretningsforbindelser

Det må utvises forsiktighet med forretningsmessige avtaler med personer man har private relasjoner til.

Dersom en medarbeider har private relasjoner med en forretningsforbindelse, skal dette meldes til nærmeste overordnede. For å vurdere om en relasjon er privat kan medarbeider spørre seg selv om hva som er gitt og gjort for å fortjene og beholde denne kontakten.

6.5. Representasjon og arrangementer

Det forventes at medarbeidere som i kraft av sin stilling representerer eller kan bli identifisert med SB SKOG, oppfører seg på en måte som inngir tillit både til selskapet og medarbeideren.

Arrangementer i regi av SB SKOG skal ha et relevant faglig innhold.

Dersom arrangement medfører reise og overnatting for eksterne som inviteres, skal dette dekkes av de inviterte (enten direkte eller gjennom en deltakeravgift). SB SKOG kan imidlertid dekke oppholdsutgifter for de inviterte dersom formålet med arrangementet er opplæring.

Ansatte i SB SKOG som inviteres til seminarer eller kurs med leverandører eller andre forretningsforbindelser skal få sine reise- og oppholdsutgifter dekket av selskapet. Dersom formålet med invitasjonen er opplæring, kan oppholdskostnader dekkes av forretningsforbindelsen (jfr. pkt. 6.6).

6.6. Gaver og fordeler

Som hovedregel skal ingen motta fordeler, herunder gaver og invitasjoner, av SB SKOGs forretningsforbindelser dersom fordelen har sin bakgrunn i ansettelsesforholdet, hvor det kan bli sett på som egen fordel. Det er tillatt å motta gaver/fordeler av begrenset verdi, oppad begrenset til gjeldende skattefri grense, f.t. NOK 500. Dersom gaven/fordelen overstiger det nevnte beløp skal overordnet leder godkjenne dette, være åpen om forholdet, og den ansatte må innrapportere den i henhold til gjeldende skatteregler, dersom verdien tilsier det. Interne gaver gis i tråd med gjeldende skatteregler.

Gaver som gis på vegne av SB SKOG skal ha et nøkternt nivå og ikke overstige verdigrensen for hva den ansatte har lov til å motta. SB SKOGs motiver og mottakers integritet må ikke kunne trekkes i tvil. Ingen må gi gaver eller andre fordeler på vegne av selskapet i den hensikt å oppnå gjenytelser til egen fordel.

6.7. Nærstående

Nærstående kan ikke ha stillinger hvor den ene er den andres direkte overordnede eller hvor stillingene/vervene er uforenlige på annen måte. Der slike situasjoner oppstår har de nærstående et gjensidig ansvar for å komme ut av situasjonen uten ugrunnet opphold. Med nærstående menes:

1. 1. Ektefelle og/eller person som vedkommende bor sammen med i ekteskapslignende forhold.
   2. Slektninger i rett opp- eller nedstigende linje og søsken.
   3. Slektninger i rett opp- eller nedstigende linje til en person som nevnt i a).
   4. Ektefelle til, og en person som bor sammen i ekteskapslignende forhold med noen som nevnt i b).
   5. Foretak hvor den ansatte/tillitsvalgte eller deres nærstående har bestemmende innflytelse.

Også andre særegne forhold kan være av en slik art at de berørte etter en konkret vurdering må likestilles med nærstående.

6.8. Bi-verv og engasjement i andre selskaper og organisasjoner

Ingen ansatte kan uten arbeidsgivers skriftlige samtykke arbeide, ta på seg eller inneha verv utenfor hovedstilling, styreverv eller ta på seg oppdrag utenom SB SKOG, som kan føre til redusert arbeidstid i selskapet, som kan medføre at den ansatte driver eller medvirker til illojal konkurranse med SB SKOG, som kan medføre at den ansatte blir inhabil ved behandling av saker i tråd med sin stilling i SB SKOG, eller som kan medføre at den ansatte på en illojal måte utnytter kunnskaper og kontakter som vedkommende har opparbeidet seg i selskapet.

Arbeidsgiver må skriftlig forespørres dersom en ansatt i SB SKOG ønsker å drive privat virksomhet eller ta lønnet arbeid i fritiden, dersom det er tvil om dette er i konflikt med regler i dette dokument. Tillatelse vil bli gitt så sant bi-vervet/arbeidet er forenlig med fullgod utførelse av arbeidet i SB SKOG.

Politiske verv, som er regulert i lov, skal informeres om til leder. Det skal bli lagt til rette for at slikt arbeid blir til minst mulig ulempe for SB SKOG.

6.9. Valgbarhet

Ingen kan velges som styremedlem eller varamedlem til styret i SB SKOG dersom vedkommende:

1. 1. Regelmessig må forventes å være inhabil.
   2. Har tilknytning som eier, ansatt eller valgt representant til virksomhet som konkurrerer med SB SKOG.
   3. Har tilknytning som eier, ansatt eller valgt representant til virksomhet som har vesentlige forretningsforbindelser med virksomhet som konkurrerer med SB SKOG.

 7. Varsling

Varsling er å gå videre med kritikkverdige forhold til noen som kan gjøre noe med det. Kritikkverdige forhold er eksempelvis brudd på lovregler, interne regler og retningslinjer, jfr. Arbeidsmiljølovens bestemmelser.

Den enkelte ansatte og tillitsvalgte oppfordres til å varsle om kritikkverdige forhold, selv om man normalt ikke har plikt til å varsle. Det er pliktig å varsle om kriminelle forhold og om forhold der liv og helse er i fare.

Det finnes flere måter å varsle på. Som utgangspunkt kan medarbeidere/tillitsvalgte alltid varsle skriftlig eller muntlig til styreleder, daglig leder; nærmeste overordnet, tillitsvalgte, verneombud, bedriftshelsetjenesten eller arbeidsmiljøutvalgets leder, avhengig av hva saken gjelder.

Alle varsler om kritikkverdige forhold, ledelsens behandling av mottatte varsler og oppfølging, følger SB SKOGs «Rutine og beskrivelse av varsling», som er en HMS-rutine, beskrevet i selskapets TQM-styringssystem.

8. Ansvar og oppfølging

Ledere og tillitsvalgte på alle nivåer har et særlig ansvar for å påse at egen og underordnedes adferd er i samsvar med interne og eksterne regler. Ledere har ansvar for umiddelbart å påpeke brudd på de etiske reglene overfor den enkelte ansatte. Det skal rapporteres til personalsjef. Alle ansatte og tillitsvalgte må til enhver tid vurdere sine handlinger i forhold til reglene. Oppstår det tvil, må vedkommende avstå eller ta spørsmålet opp med nærmeste overordnede, personalsjef eller organisasjonssjef.

De etiske reglene bygger opp om SB SKOGs verdigrunnlag, som skal legges til grunn i medarbeideroppfølgingen. Daglig leder og personalsjef har det overordnede ansvaret for det etiske regelverket, jfr. pkt. 1.

Ansatte som bryter SB SKOGs etiske regler vil normalt få konsekvenser i henhold til sanksjonsmatrisen under.

Sanksjoner skal følge de føringer som reguleres av gjeldende Arbeidsmiljølov. SB SKOGs rutiner knyttet til utøvelse av sanksjoner skal ivaretas. Alle sanksjoner skal være vurdert før iverksettelse. Alle reaksjoner og behandlingen av disse skal følge hovedprinsippene i SB SKOGs personalretningslinjer, rutiner, lov og avtaleverk.

Kontakt daglig leder kenneth langsethagen her